報告又被退件？用 3 個技巧做出老闆看得懂的 Excel 圖表！

在數據資料的溝通上，很常會使用一些圖表來做呈現，因為儘管是整理過的數據，資料量一大，就不太可能用 Excel 表格的方式呈現，更何況對數字比較不敏感的人，看到一大串數字，根本也感覺不出哪裡有特別的變化，這個時候使用長條圖、折線圖這樣的圖表，就可以比較有效率的溝通，讓閱讀者可以一目了然。

因為本身工作的緣故，除了做數據分析、轉換成圖表之外，更多時候，我必須要花時間，去設計圖表，把數據用「好」的樣子呈現出來，讓這些圖表能夠更容易被閱讀。通常簡報或圖表的觀眾，都不是財務 / 數據分析人員，又或者他們對這些數據本身沒有那麼熟悉，如何讓圖表呈現的更精準、可讀性更高，就會是一個很重要的關鍵。

在這邊跟大家分享幾個我常用的小技巧，不需要用很厲害的分析、圖像化軟體，只要在 Excel 或 PowerPoint 做細節的調整，就能夠讓數據用更「好」的樣子呈現。

技巧 1 – 刪除不必要資訊，圖表更好讀！

回顧一下平常做的圖表，是不是會有格線、座標軸、標記符號…等各種不同的元素，當然這是 Office 的預設格式，在沒有太多調整的情況下，大家做出來的圖表都是大同小異的。但在大部分的情況，這些可能都是多餘的資訊，看似對閱讀圖表有幫助，實際上卻干擾閱讀和理解。

這邊舉一些例子和大家分享，如果你的折線圖，想要表達是一段期間的波動或趨勢，其實格線和標記符號的輔助就不是那麼必要，因為從圖形的起伏就能夠得到想要的結果，刪除格線和標記符號反而還能夠讓整張圖表更清楚。

但如果要知道每個點的絕對數字，格線當然就有它的必要性，但有些時候，格線和座標軸也不是一個好的呈現方式。當圖表中的數據很多、圖表很長的時候，讓閱讀者自己去對應左側或右側的座標軸，其實不是一個好的方法，這種時候使用資料標籤，讓數值直接顯示在標記點旁邊，閱讀起來會更便利，因為有資料標籤的輔助，甚至也可以將座標軸移除，讓整個圖表的版面更清楚好讀。

技巧 2 – Excel 圖表配色，不只是美感問題 !?

我建議不要直接使用 Office 預設的顏色來製作圖表，因為預設的圖表顏色通常會有非常多色系，會讓整張圖表看起來很雜亂，建議使用 1 到 2 個色系就好。同色系的話可以使用由深到淺的藍色，大概就可以分出 4 種容易區別的藍色，如果不想要全部都用同色系，可以使用 2 個容易互相凸顯的色系。

如果覺得雙色還是太混亂，或者選不出適合的顏色，也可以運用灰色系、黑色來輔助，光是灰色，也能夠利用深淺區別出幾種不同的灰，可以避免顏色過多的混亂感，也不必煩惱用什麼顏色比較好看。有想要表達的重點數據，跟灰色來做搭配，也可以有不錯的效果。

技巧 3 – 善用格式變化，重點馬上凸顯！

經過前面刪除不必要資訊、調整顏色，應該已經可以大幅提升圖表的可讀性，如果因為資料量很大、期間很長，圖表還是不太好讀，還有一些比較細節的小技巧可以使用。前面有提到標記符號並非必要的元素，但適當的標記符號是可以幫助理解的，在要強調的數據上使用標記符號，可以很快地強調出圖表的重點，利用顏色的選用也可以達到類似的效果。